14 de setembro de 2021

Tecnologia em Cartórios


Desafios Tecnológicos no 1RIMC

O Ofício do 1º Registro de imóveis de Montes Claros-MG foi instalado em 8 de junho de 1871  é o cartório responsável por registrar as transações imobiliárias de parte da cidade de Montes Claros-MG. Com mais de 150 anos, possui um extenso acervo de registro de operações imobiliárias, que engloba desde registros em livros manuscritos, passando por folhas datilografadas até as fichas de matrículas impressas.

O processo de informatização do cartório envolveu uma série de desafios do ponto de vista tecnológico. O primeiro deles consistiu em converter todo esse acervo de dados em linguagem natural para dados estruturados. O segundo desafio se refere à construção de uma infraestrutura de TI de alta disponibilidade, sem interrupções de serviço durante o horário de atendimento. O terceiro desafio veio da necessidade de manter o cartório em funcionamento com parte considerável da equipe trabalhando remotamente.

Quanto ao primeiro desafio, que envolve um trabalho manual realmente considerável, consiste na digitação de livros manuscritos (um volume de centenas de milhares de operações imobiliárias referentes a mais de 25 mil imóveis) e ao cadastro dos dados estruturados das transações em sistema. Com esse volume de imóveis, se torna muito difícil conferir se os dados foram cadastrados corretamente. É aqui que as técnicas de processamento de linguagem natural nos permitem automatizar parte do trabalho. Usamos ferramentas de machine learning para identificar os dados da matrícula no texto escrito e conferir com o dado cadastrado no sistema por operadores humanos de forma a validar e aferir a qualidade do cadastro.

Quanto ao segundo desafio, sempre tivemos muitos problemas com a infraestrutura de servidor local, que causavam indisponibilidade de sistema. Problemas esses das mais diversas origens, como interrupção no fornecimento de energia elétrica por período superior à autonomia dos no-breaks, falhas de hardware, problemas com a configuração da rede local, etc. Estas dificuldades e desafios nos motivaram a buscar uma estratégia diferente, que consistiu em adotar um sistema de gestão baseado em plataforma web.

Assim, transferimos os arquivos de nosso servidor de arquivo local para um serviço de armazenamento na nuvem, o Amazon S3 e nosso sistema ERP de Registro de Imóveis para um “cloud server”. Essa infraestrutura nos possibilitou passar pelos momentos mais graves da pandemia de covid-19 sem maiores impactos operacionais, pois já tínhamos a infraestrutura pronta para a operação na modalidade home-office. De fato, desde meados de 2019 já estávamos operando com acesso externo nesse modelo, porém não era algo muito usado pela nossa equipe, mas que desde março 2020 tem sido extensivamente empregado.

Ao longo de todo esse período, a confiabilidade da estrutura na nuvem tem sido excelente e não houve nenhum incidente de indisponibilidade do sistema. O gargalo nesse tipo de infraestrutura seria uma falha no fornecimento de internet. Apesar de ter havido falhas no fornecimento do link de internet, o acesso ao sistema não foi comprometido, pois medidas simples como possuir uma internet de backup e a utilização da internet via rede móvel 4G são capazes de garantir a continuidade do atendimento (nossos computadores possuem placa wifi para conexão via internet roteada de celulares).

Em resumo, a migração do nosso sistema para uma infraestrutura de nuvem trouxe uma melhor estabilidade, flexibilidade e confiabilidade, o que se refletiu na redução do prazo médio para registro de operações imobiliárias.

Como desafios futuros, esperamos ampliar a utilização de machine learning para fazer uma pré-qualificação automática, já lançando no sistema as exigências que precisam ser cumpridas ou lançando o cadastro dos atos que devem ser praticados, simplificando o trabalho da nossa equipe, que vai poder se concentrar mais nos aspectos jurídicos dos contratos e menos nos aspectos operacionais de cadastrar dados no sistema.

Tecnologia em Cartórios

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